kakanai問診票 – AUL

【配布用】初診問診票 – kakanai

【配布用】初診問診票 – kakanai（回答）

1. システム概要

1-1. システムの目的

紙の手書き問診票を タブレット問診 に置き換え、
- 患者の記入負担を軽くする
- 受付・医師・看護師の「入力し直し」を減らす
マイナ保険証で取得できる情報（氏名・住所・保険情報など）は 極力質問しない ことで、
- 二重入力をなくす
- 本当に必要な医療情報（症状・既往歴・服薬状況など）に集中する

1-2. システム構成

ハードウェア
- タブレット端末：5台程度
- 受付番号発行機（既存のものをそのまま使用）
- 受付・診察室のPC（Googleスプレッドシート閲覧用）
ソフトウェア
- Googleフォーム：問診入力画面
- Googleスプレッドシート：回答データの一覧管理
- タブレット番号の自動記録
- CSV出力（医療ソフト用）※将来機能

1-3. 基本フロー（受付〜診察）

患者がマイナ保険証を提示し、受付番号（例：15番）を発行
受付スタッフが、空いているタブレットを渡し、フォーム入力を依頼
患者が 受付番号を最初に入力 し、画面に従って問診に回答
送信された回答が、受付番号＋タブレット番号付きでスプレッドシートに記録
診察前に、診察室またはナースステーションで内容を確認
必要に応じて、医療ソフトへ入力／CSV連携（csvは、Excelまたはスプレッドシートで作成）

2. 初期設定（タブレット準備）

2-1. タブレット台数と管理ルール

推奨：5台（混雑具合に応じて増減可）
各タブレットに 管理番号（1〜5） を貼付
- 背面やケース、ホーム画面の壁紙など、患者にも見える位置に表示
充電は 閉院後に一括、開院前に残量チェック
→ 「残量20％以下のものは診療中は使わない」など、運用ルールを決めておく

2-2. Wi-Fi・画面ロックの設定

すべてのタブレットを院内Wi-Fiに接続
画面ロックは以下のいずれか
- スタッフのみ解除できるシンプルなパスコード
- もしくは、問診専用運用と割り切りロックなし（院内のみ利用・盗難対策は別途）
ホーム画面から ブラウザ（Chrome等）→問診フォーム にすぐ開けるように配置

2-3. ブックマーク（ショートカット）設定

各タブレットに、パラメータ付きURLを設定します。

例）
- タブレット1：https://docs.google.com/forms/++++entry.1855180499=1
- タブレット2：https://docs.google.com/forms/++++entry.1855180499=2
ブラウザの「ホーム画面に追加」などで
「問診フォーム（1）」「問診フォーム（2）」 のようにアイコン登録
スタッフは、必ず タブレット番号とアイコン名が一致しているか を確認

2-4. 動作確認チェックリスト（導入時）

各タブレットで問診フォームが開けるか
受付番号を入力 → 仮の回答を送信
スプレッドシートで、以下が正しく入っているか確認
- タイムスタンプ
- タブレット番号
- 受付番号
- 各問診項目（数項目あり）
全タブレットで同様のテストを実施し、問題なければ運用開始

3. 日常業務の流れ

3-1. 開院前の準備

受付担当者が以下を確認します。

タブレットの電源ON
Wi-Fi接続確認（1台でOK／問題あれば全台確認）
問診フォームが開けるかを1台でテスト送信
タブレットを受付カウンター近くに整列（番号順に置く）

チェックが終われば、あとは 「渡す・回収する・消毒する」 のループです。

3-2. 受付時の対応フロー

マイナ保険証を受け取り、いつも通り受付処理
受付番号を発行（例：15番）
以下のような声かけでタブレットを渡す

「問診をこちらのタブレットでお願いしています。
最初の画面で『受付番号』のところに 15番 と入力してください。」

タブレット管理シート（紙やホワイトボードでOK）に、
- 受付番号：15番
- 渡したタブレット番号：3番
  を簡単にメモしておく（二重チェック用）

3-3. 問診入力中のサポート

高齢の方やタブレットに不慣れな方には、以下のような案内を意識

「画面の字は大きめにしてあります。
迷ったら『戻る』ボタンで一つ前に戻れますので、遠慮なくお声がけください。」

付き添いの家族が操作を手伝っても問題ありません
（※ただし、患者本人の意思を確認した方がよい質問は、可能な範囲で本人に確認）

3-4. 入力完了後の流れ

送信が完了したら、患者はタブレットを受付に返却
受付スタッフは以下を確認
- 「ありがとうございました。タブレットお預かりします。」
- 管理シートの 「返却済み」欄にチェック
診察前に、スタッフ（看護師・医師など）が
- スプレッドシートを開き、当該受付番号の問診内容を確認
- 必要に応じて、紙やカルテに重要なポイントだけメモ

※CSV連携機能が稼働したら、ここで医療ソフトに取り込み

3-5. 紙問診への切り替え基準（バックアップ）

以下のケースでは、紙の問診票に切り替えてOK とします。

患者がどうしてもタブレットに抵抗がある
症状が重く、タブレット問診が負担になりそうな場合
システム不具合（Wi-Fi障害など）でフォーム送信ができない場合

その際は、受付番号を紙問診にも記入してもらい、
スプレッドシートには後でスタッフが手入力するか、
「紙問診で対応」とメモ欄を残す運用とします。

4. トラブル対応

4-1. タブレットが固まった／動かない

症状例

画面が動かない・タップしても反応しない
フォームが途中で止まる

対応

受付でタブレットを一旦回収し、別のタブレットを患者にお渡し
- 「機械の調子が悪いので、こちらの端末で続きからお願いします」と一言添える
スタッフ側で、
- アプリの再起動
- 必要に応じて再起動（電源OFF→ON）
同じトラブルが続く場合は、「タブレット〇番使用停止」 とし、管理表にメモ

4-2. Wi-Fiトラブル（フォームが開かない）

症状例

フォームが開かない／送信できない
何台か同時にエラーになる

対応

まずスタッフPCでインターネット接続を確認
全体のWi-Fi障害の場合
- その時間帯は紙問診に切り替え
- 問診フォームのアイコンに「使用不可」の付箋などを貼るとミス防止
一台だけの場合
- そのタブレットのWi-Fi設定を確認→再接続
- 改善しない場合は、その端末は一時的に使用停止

4-3. 受付番号の入力間違いが疑われる場合

症状例

診察時、「15番の方の問診が見当たらない」
受付番号とスプレッドシート上の数字が一致しない

確認手順

スプレッドシートで近い時間帯の回答を確認
「受付番号」「タブレット番号」の組み合わせをチェック
タブレット管理メモ（15番→タブレット3）と照らし合わせる

対処

患者に軽く確認できる場合：

「問診の一番最初にお書きいただいた番号は、15番で間違いありませんでしたか？」
どうしても不明な場合：
- 医師が口頭で問診を行い、その場でカルテに記録
- システム側には「当該番号は口頭問診で対応」とメモ

4-4. 患者がタブレット操作を拒否された場合

無理に勧めず、紙問診へ即切り替え して構いません。
受付での一言例：

「もちろん、紙でも大丈夫です。無理なさらず、こちらにご記入ください。」

「高齢者だから紙」「若いからタブレット」と決めつけず、
あくまで 本人の希望 を尊重することがポイントです。

4-5. フォームの動作異常（送信ボタンが押せない等）

一時的な不具合の場合：
- 一度ブラウザを閉じて、フォームを開き直す
- それでもダメな場合は、別タブレットに切り替え
同じ症状が複数台で起きる場合：
- 管理者（システム担当／kakanai project担当）へ連絡
- 復旧までは紙問診で対応

5. データ管理

5-1. データの保存先

問診データは Googleスプレッドシート に自動保存されます。
列構成（予定）
- 列A：タイムスタンプ
- 列B：受付番号
- 列C：タブレット番号
- 列D〜：問診内容（症状・既往歴・服薬情報など）

5-2. アクセス権限

原則として、閲覧権限を持つのは以下の職種
- 医師
- 看護師・准看護師
- 医療事務（必要範囲に限定）
編集権限は、システム担当者・管理者のみ に絞る
→ 誤削除や誤編集によるトラブルを防ぐ

5-3. バックアップとログ

Googleドライブ上で自動保存されるため、通常はバックアップ不要
万一に備え、月1回程度CSVをローカル保存 する運用も検討
誤って行を削除した場合は「変更履歴」から復元可能
→ 基本操作は管理者が行う

5-4. 医療ソフトへのCSV連携（将来）

CSV出力機能が完成した段階で、次の運用を想定
1. スプレッドシートのメニューから「CSV出力」を実行
2. 医療ソフトで指定の形式で取り込み
3. 受付番号または患者IDで紐付け

※この手順は、実証実験後に別紙マニュアルとして追加予定。

5-5. 個人情報保護のポイント

タブレット画面を患者以外から見えにくい角度にする
回収後はフォームを「最初の画面」に戻してから次の患者へ
スプレッドシート画面は、受付カウンターから患者の目に入らないよう配置
紙問診を併用する場合は、
- スキャン後の保管
- 破棄方法（シュレッダー等）
  を従来のルールに従って実施

6. よくある質問（FAQ）

6-1. 患者さんからの質問

Q1. タブレットは苦手なんですが…
A. 無理にタブレットをお願いすることはありません。紙の問診票もご用意していますので、ご希望の方法をお選びください。

Q2. マイナ保険証を出したのに、また名前などを書かないといけませんか？
A. できるだけマイナ保険証で取得できる情報は再入力が不要になるよう設計しています。ただし、診療上必要な情報は確認させていただく場合があります。

Q3. 入力した内容は、どこまで見られるんですか？
A. 診察や看護に必要な医療スタッフのみが閲覧します。院外には出さず、個人情報保護のルールに従って管理しています。

6-2. スタッフからの質問

Q1. 受付が混んでいて、タブレットを渡す余裕がないときは？
A. 一時的に紙問診に切り替えて構いません。落ち着いたタイミングで、紙の内容をスプレッドシートに転記するか、「紙問診で対応」とメモを入れて運用します。

Q2. どのタブレットから入力されたか、本当に必要ですか？
A. 受付番号とタブレット番号の「二重チェック」により、入力ミスの追跡やトラブル時の検証がしやすくなります。可能な限り運用を続けてください。

Q3. 誤ってスプレッドシートの行を消してしまいました。
A. 自分で復元せず、必ずシステム担当者に連絡してください。Googleスプレッドシートの「変更履歴」から復元が可能です。

Q4. タブレットの消毒はどうすればいい？
A. 従来の端末消毒ルールに従って、返却ごとまたは一定時間ごとにアルコールで清拭してください。アルコールに弱いケースを使う場合は、清拭可能な素材か確認をお願いします。

Q5. 将来的に、医療ソフトへの自動反映までやりたいが？
A. 現在は、kakanai 問診の「フォーム入力〜データ収集」部分を先に安定運用する段階です。CSV連携・自動反映は、実証実験後に段階的に追加していきます。

ひとまず、「今日から現場で使い始められるレベル」 を意識してまとめました。
このあと、

実際のフォーム設問
様式54に基づく必須項目一覧
CSV連携手順（完成後）

などが固まってきたら、「現場版（受付用）」「管理者版（システム用）」に分冊する形もアリだと思います。

必要なら「受付スタッフ向け1枚マニュアル（A4たった1枚のフロー図）」も作りますよ。