◆ご利用の方は サービス担当者会議日程調整Gas のコピー をクリックしてお進みください。
外部法人さま向けの最短セットアップ手順です。配布元スプレッドシートの /copy リンクから本ファイルを複製してお使いください。
0. 受け取りと複製
- 共有された URL が
https://docs.google.com/spreadsheets/d/<ID>/copyになっていることを確認し、開く。 - 「コピーを作成」を押して、自分の Google ドライブに保存。
- 以後の操作は複製した自分のファイル上で行います（元の組織のデータには触れません）。
ポイント：スプレッドシートだけでなく、フォームとトリガーも自分の環境に作られます（後述の「② フォームを再生成」で自動作成）。
1. 初回セットアップ（3ステップ）
① フォームを自動作成・接続
- メニュー 「会議調整 → ② フォームを再生成（候補だけ更新）」 を実行。
- 初回は Google から権限確認が出るので承認。
- これで 自組織のフォームが新規作成され、回答保存先としてこのスプレッドシートにリンクされます。
- 下部に新しい「フォームの回答◯」タブができます。設定シートの
FORM_URLが配布用URLです。
② 設定シートを自社用に変更
下記の主な項目を編集します（列Aがキー、列Bが値）。
- ORGANIZER_EMAIL：主催者のメールアドレス。招待の送信者になります。
- PARTICIPANTS：固定出席者のメール（カンマ区切り）。
- MEETING_TITLE：予定のタイトル（例：サービス担当者会議）。
- DURATION_MIN：会議時間（分）。
- LOCATION：会場（または “Google Meet” 等）。
- QUORUM：開催に必要な最少人数（任意）。
- CALENDAR_ID：（任意）登録先カレンダー。空なら自分のカレンダー。※IDは Google カレンダー設定から確認可能。
- TIMEZONE：タイムゾーン（基本は自動）。
③ 動作確認
- 候補タブに候補日時を入力。
- 設定シートの
FORM_URLを開いてテスト送信。 - 「フォームの回答◯」に1行追加 → メニュー 「集計を更新」 で反映を確認。
2. 日常の使い方
配布
- 参加者には 設定シートの
FORM_URLを配布してください（編集URLではありません）。
候補の更新
- 候補タブを直し、メニュー 「② フォームを再生成」 を実行 → フォームのチェックボックスが最新候補に更新されます。
会議の作成
- 集計タブで最適スロットが出たら、
- 「最適スロットで会議を作成（基本）」 … 通常の予定を作成。
- 「最適スロットで会議を作成（Meet付）」 … Meet URL を自動付与（※下の「Meetを付けるには」参照）。
Meet を付けるには（任意）
- メニューからそのまま作成できますが、初回のみ Apps Script の 「サービス」 で Google Calendar API をオンにしてください。オンにしなくても「基本」の予定作成は利用可能です。
3. よくある質問・トラブルシュート
Q. フォームで送ったのに集計に出ません
A. 次を確認：
- 「フォームの回答◯」に行が増えているか。増えない場合は 「会議調整 → フォームの宛先をこのスプレッドシートに再リンク」 を実行。
- 設定シートの
RESP_SHEET_NAMEが、実際に回答が入っているタブ名と一致しているか。 - 一度 「集計を更新」 を押す（トリガー作成前の回答は手動更新が必要）。
Q. 余分な「フォームの回答◯」タブを削除できない
A. メニュー 「このSSに紐づく全フォームのリンクを解除（総当り）」 を実行 → その後で削除可。アーカイブ保存しておきたい場合は複製してリネームしてください。
Q. フォームの質問名を変えても大丈夫？
A. ツールが必ず見るのは次の2項目です：
- チェックボックスのタイトル 「参加可能な候補をすべて選択してください」
- 「利用者名」（会議タイトルの「（○○様）」に使用） 他の項目名は自由に編集可能です。
Q. カレンダーIDの見つけ方
A. Google カレンダー → 歯車 → 設定 → 対象カレンダー → カレンダーの統合 → カレンダーID をコピー。
4. 権限とセキュリティ
- 本ツールが利用する主な権限：スプレッドシート/フォーム操作、カレンダー予定作成、（任意で）Gmail送信（リマインド機能）。
- 不要になったら Apps Script の トリガーを削除し、Google アカウントの サードパーティ アクセスから権限を取り消せます。
- 収集データは各法人さまのスプレッドシート内にのみ保存されます。
5. メニュー早見表
- ① 初期セットアップ：初回だけ。各タブを用意。
- ② フォームを再生成（候補だけ更新）：候補チェックボックスを最新化／フォームURLを更新。
- 集計を更新：最新の回答で集計をやり直し。
- 最適スロットで会議を作成（基本 / Meet付）：上位スロットで予定作成。
- 利用者別の回答タブを再構築：回答を「フォームの回答（○○様）」に自動振り分け。
- フォームの宛先をこのスプレッドシートに再リンク：フォームの保存先を再接続。
- このSSに紐づく全フォームのリンクを解除（総当り）：過去のリンクを一括で解除。
- 現在の回答シートを作り直す：解除→削除→再リンクを自動実行。
連絡メモ
- 推奨ブラウザ：Google Chrome 最新版
- 動作環境：Google Workspace（推奨） / 個人 Google アカウント（@gmail.com）注：個人アカウントはセキュリティが甘いので、自社の責任において運用願います
困ったらこの手順の①→②→③をやり直すのが最短の復旧ルートです。どうぞ快適な日程調整ライフを！。