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「書くだけDX（=なんちゃってDX）」医療介護施設の申し送り＆タスク管理 Ver.1

2025年11月27日 / ー

「申し送りノート、多すぎてどれが最新かわからない」
「“誰かやっといて” の“誰か”が、いつまでも現れない」

介護施設あるあるですよね。

派手なシステムを入れなくても、Google Workspace とスマホさえあれば、
申し送りとタスク管理をもう少し“マシ”にすることはできます。

この記事では、

✅ Google Keep（メモ）
✅ Google To-Do（タスク）

この2つだけを使った、介護施設向けの「申し送り＆タスク管理 Ver.1」 をまとめます。
いきなり完璧を目指さず、まずはここからの「土台」としてどうぞ。

1. コンセプトはただ1つ

「記録」と「行動」を分ける

まず大前提として、こう割り切ります。

  • Google Keep = 記録・様子・経過を書くところ
  • Google To-Do = 誰が・何を・いつまでに やるかを書くところ

紙の申し送りノートでは、
「情報」と「やること」がごっちゃになりがちです。

・Aさん、ふらつき強い。バイタル再確認必要？
・Bさん、排泄パターン変わっている。様子見。
・Cさん、新薬開始。副作用チェック要。

こういうのが、
ノートの中でフワッと流れて消える のが一番危ない。

だから、

  • 様子・背景・気づき → ぜんぶ Keep に書く
  • その中から
    「やったか・やってないかがハッキリした方がいいもの」だけ → To-Do にする

というルールにします。

2. 申し送りは Google Keep に一本化する

◆ シフトごとに1枚のKeepメモ

紙のノートをそのままデジタル化するイメージで、
シフトごと・ユニットごとに1つのメモ を作ります。

タイトルの例

【ひまわり特養】2F北 日勤申し送り（2025-11-28）
【ひまわり特養】3F南 夜勤申し送り（2025-11-28）

本文の型（テンプレ）

■ シフト情報
・日付：2025-11-28
・シフト：日勤（9:00〜18:00）
・担当：山田、佐藤

■ 全体の様子
・全体の雰囲気：
・事故・転倒・ヒヤリ：
・感染症状の有無：
・水分・排泄・食事の傾向：

■ 入居者ごとの気になる点（必要な方だけ）
【Aさん】
・朝の様子：
・食事量／形態の変更：
・排泄状況：
・ADLの変化：
・言動・表情の変化：
・薬の飲み忘れ／変更：

【Bさん】
（必要な人だけ）

■ 次シフトへの共有ポイント
・Aさん：午前中の見守り強化
・Bさん：排泄誘導の時間帯を変更して様子見

■ To-Do候補（やった／やってないがハッキリした方がいいもの）
・Aさんのふらつき増加→看護に報告して評価依頼
・Bさん排泄状況→3日分まとめて記録シートに転記
・Cさん新薬→日勤チームで副作用（ふらつき・眠気）観察

ここまでは、
「いつも紙に書いている内容を、場所だけKeepに変えた」だけ です。

ポイントは最後のブロック、
「To-Do候補」 の欄を作ること。

現場職員は、

「これは誰かがちゃんとやった方がいいな」

と思うものを、ここに箇条書きするだけでOKです。
この段階では、まだ To-Do に登録しなくて大丈夫。

3. To-Doは「リーダーが成形する」くらいでちょうどいい

To-Doを現場全員に自由に作らせると、
あっという間にカオスになります（笑）

なので Ver.1 では、こうします。

◆ 役割分担

  • シフト職員
    • Keep に申し送りを書く
    • 「To-Do候補」に“タスクにした方がいいこと”を箇条書きする
  • ユニットリーダー／フロアリーダー
    • 各シフトの Keep を見て
      → 本当にタスクにすべきものだけを Google To-Do に登録する
    • 区分・担当・期限を整理する
  • 看護・ケアマネ・相談員など
    • 自分の担当To-Doリストを見て、実行＆完了チェック

こうすると、

「現場は書くところまで」
「整理してタスク化するのはリーダー」

と分業できて、
操作が増えて嫌がられる問題 をかなり減らせます。

4. Google To-Do の“揃えるべきルール”は1つだけ

To-Doは、書き方を揃えるだけで使い勝手が一気に変わります。

◆ リストの例

まずはこれくらいで十分です。

【ひまわり特養】共通タスク
【ひまわり特養】2F北 介護タスク
【ひまわり特養】看護・医療タスク
【ひまわり特養】ケアマネ・相談タスク

将来、Flowsやスプレッドシートと連携する時にも、この区切りが効いてきます。

◆ タスク名のフォーマット

ここが一番大事。

【区分】内容（対象者）→ 締切

例）
【介護】Aさん排泄状況を3日分まとめて記録シートへ入力 → 11/30
【看護】Aさんふらつき増加を主治医へ情報提供（受診時） → 12/02
【ケアマネ】Bさん家族と今後の方針を電話で調整 → 11/29
【相談】Cさんショート利用の候補日を家族と調整 → 12/05

【区分】の例

  • 【介護】
  • 【看護】
  • 【ケアマネ】
  • 【相談】
  • 【リハ】
  • 【サ担】

区分をつけておくと、

  • 後から「看護だけ見たい」「介護だけ見たい」ときに探しやすい
  • 将来的に、自動集計や自動振り分けのフック にもなる

というメリットがあります。

5. 1日の流れはこうなる（イメージ）

文字だけだとピンと来ないので、
ざっくり「1日の動き」を並べてみます。

◆ 早番

  1. 前夜勤の Keep 申し送りをざっと確認
  2. 自分のシフト用に Keep ノートを作成（テンプレをコピペ）
  3. シフト中の気づき・変化を Keep に追記
  4. シフト終わりに「To-Do候補」を書き出しておく

◆ 日勤リーダー

  1. 早番・夜勤の申し送り（Keep）を確認
  2. 「To-Do候補」欄を見て、
    → 本当に必要なものを To-Do に登録
  3. 期限や担当を設定する

◆ 日勤・遅番・夜勤

  • 自分の担当リスト（介護・看護・ケアマネなど）を開く
  • 今日やるタスクをこなし、終わったら チェックを付けるだけ

6. 最低限、みんなで守るルールはこれだけ

最後に、事務室や職員ルームに貼れるレベルで、
ルールを4行にまとめると こうなります。

● 申し送りは紙ではなく Google Keep に書く。
● 「To-Do候補」はシフト職員が Keep の最後に書く。
● 実際の To-Do 登録はリーダーが行う。
● To-Do は【区分】内容（対象者）→ 締切 の形で書く。

これだけでも、

  • 「あれ、誰がやるんだっけ？」が減る
  • 「やるべきことが申し送りノートの中で迷子になる」のを防げる
  • 申し送りとタスクの 見える化 が一気に進む

という、小さくて地味だけど、確実な前進 になります。

おわりに：これはDXじゃなくて「書く場所をちゃんと決めるだけ」

今回の Ver.1 は、
AIもカスタムアプリも使っていません。

やっていることは、

  • 書く場所を「Keep」にまとめる
  • 「やること」だけ「To-Do」に分ける
  • リーダーがタスク化を引き受ける

ただそれだけです。

巷にはDXと称して「デジタル化」「音声入力」「AI要約」が氾濫していますが、残念ながら、それはDXではありません。ただのデジタライゼーションです。